Blog

Projecten kunnen soms behoorlijk veel tijd vergen door de complexiteit van de verschillende facetten die betrokken zijn. Projecten beheersen vereist dan ook meer dan alleen een goed idee; het vraagt om een gestructureerde aanpak met een duidelijke planning. 

Zonder een helder plan voor de vijf kernaspecten van projectbeheer, tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie, wordt het projectbeheer een chaotische onderneming. Het succes van een project hangt grotendeels af van een effectieve beheersing van deze vijf belangrijke gebieden. In deze blog gaan we dieper in op de vijf processen die een cruciale rol spelen bij het beter kunnen beheersen van projecten, die je uitstekend kunt gebruiken in je ondernemingsplan.

Projecten beheersen: Begin met een goede planning

Een goede planning is het halve werk. Vaak zien we ondernemingen nog te weinig werken met een gedetailleerd en strategisch plan, waardoor er al snel chaos kan ontstaan wanneer zaken niet lopen zoals ze horen te lopen. Een goede en uitgebreide planning kan dan ook een essentiele rol spelen om overzicht te behouden en om altijd op de hoogte te zijn van de voortgang van een project. Leg dan ook vast hoelang bepaalde stappen mogen duren en welke middelen daarvoor nodig zijn. 

1 – Tijd managen

Tijd is geld is misschien wel de vaakst geroepen quote in het bedrijfsleven. Het klinkt cliché maar tijdsbeheersing is cruciaal voor het succes van elk project. Door effectief tijd te managen, zorg je ervoor dat alle projectactiviteiten volgens plan verlopen en deadlines worden gehaald. Hoe doe je dit gericht? Zorg voor een urenregistratiesysteem en laat medewerkers hun uren noteren. Bereken de productiviteit van de uren en gebruik deze cijfers om de voortgang in de gaten te houden. 

Daarnaast kun je ook een tijdsplan maken per project, door de volgende stappen uit te voeren: 

1. Stel een deadline op met de einddatum, maar ook met tussentijdse stappen
2. Selecteer de benodigde mensen, middelen en capaciteiten 
3. Detailleer de doorlooptijd van de activiteiten
4. Relateer alle uit te voeren activiteiten
5. Beoordeel de tijdsplanning vast en laat deze goedkeuren
6. Bekijk de resultaten, stuur waar nodig bij en betrek andere mensen erbij

2 – Geld managen

Je wilt natuurlijk het budget niet overschrijden. Het is dan ook essentieel om een gedetailleerde financiële planning te maken en het budget nauwlettend in de gaten te houden gedurende het project. De financiële bewaking is bedoeld om recht- en doelmatig om te gaan met de beschikbare middelen. Het is namelijk lastig om geld te beinvloeden wanneer dit al is uitgegeven. 

Ook een geldplan is eenvoudig samen te stellen, door de volgende stappen uit te voeren: 

1. Inventariseer het gewenste rendement
2. Maak een kosten/batenoverzicht
3. Stel een kostenbudgettering op ]
4. Wijs verschillende budgetten toe aan de verschillende projecten 
5. Laat de geldplanning controleren, en herstructureer waar nodig

3 – Informatie managen

Informatiebeheer is essentieel voor de effectieve uitvoering van elk project. Zonder een goed georganiseerd informatiemanagementsysteem kunnen belangrijke details verloren gaan, wat kan leiden tot misverstanden, vertragingen of zelfs fouten die het hele project in gevaar brengen. Voor een soepel verloop van het project moet je ervoor zorgen dat alle relevante informatie up-to-date en toegankelijk is voor alle teamleden en belanghebbenden.

Een informatieplan opstellen bestaat uit de volgende stappen: 

1. Maak een stappenplan met alle handelingen tijens een project
2. Benoem in iedere stap de benodigde informatie die voor iedereen te lezen is
3. Zorg ervoor dat de juiste informatie bij de juiste personen terechtkomt
4. Houd informatie actueel en zorg voor regelmatige updates
5. Bespreek de informatie met alle betrokken partijen binnen het projectteam

4 – Kwaliteit managen

Kwaliteitsbeheer zorgt ervoor dat het eindproduct of de dienst voldoet aan de kwaliteiten die je wilt nastreven. Het beheersen van kwaliteit betekent het vaststellen van kwaliteitsnormen, het regelmatig beoordelen van de werkprocessen en het uitvoeren van kwaliteitscontroles gedurende het hele project. De stappen die je moet zetten om een gericht kwaliteitsplan te schrijven: 

1. Omschrijf wat in jouw ogen kwaliteit is
2. Voer regelmatige controles en evaluaties uit en vraag klanten om hun mening
3. Analyseer waar fouten zitten en bedenk oplossingen
4. Verzamel feedback van belanghebbenden en gebruik dit om processen te verbeteren
5. Pas waar nodig het kwaliteitsplan aan

5 – Projectorganisatie managen

De manier waarop een project wordt georganiseerd en gestructureerd, heeft een grote invloed op het uiteindelijke succes ervan. Met projectorganisatie doelen we op het vaststellen van een duidelijke structuur, waarin verantwoordelijkheden, rollen, en bevoegdheden goed zijn gedefinieerd. Kort gezegd is een projectorganisatieplan bedoeld om de vraag te beantwoorden: “Wie doet wat?”

Je maakt een projectorganisatieplan door de volgende stappen door te nemen: 

1. Stel een projectteam samen met de juiste mix van vaardigheden
2. Definieer duidelijke rollen en verantwoordelijkheden voor ieder teamlid 
3. Controleer tijdig of de verantwoordlijkheden worden opgepakt
4. Werk met een projectmanagementsysteem om ieders taken bij te houden
5. Bespreek regelmatig of de taken nog passen bij de teamleden

Meer weten over het beheersen van projecten? 

Het beheersen van projecten helpt je om deze succesvol te plannen, uit te voeren en af te ronden binnen de gestelde tijd, budget en kwaliteitsnormen. Het zorgt ervoor dat je middelen effectief worden ingezet, risico’s worden beheerd en de voortgang wordt gemonitord, zodat je tijdig kunt bijsturen indien nodig.

Onze bedrijfsspecialisten helpen je graag bij het definieren van de juiste projectstructuur en het opstellen van een gedetailleerd projectplan. Neem dan ook contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Wanneer je als ondernemer start of al even ervaring hebt in je vakgebied, komt de SWOT-analyse je vast bekend voor. De analyse speelt een belangrijke rol bij het inzichtelijk maken van de sterktes en zwaktes van jouw onderneming, maar biedt ook inzicht in de eventuele kansen om te groeien en de bedreigingen die op je pad kunnen komen. 

In onze optiek is een SWOT-analyse onmisbaar, vooral wanneer je een startende ondernemer bent of het voornemen hebt om je onderneming te laten groeien. Maar ook als je niet wilt inleveren op je concurrentiepositie. In deze blog vertellen we graag meet over de analyse. 

Wat is een SWOT-analyse? 

De SWOT-analyse is een onmisbare analyse voor beginnende ondernemers. Maar ook voor grote bedrijven is het regelmatig up to date maken van de SWOT-analyse een cruciaal onderdeel van strategische planning. Het biedt inzicht in de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen die de prestaties en de strategische koers van een onderneming beïnvloeden.

Door deze vier aspecten in kaart te brengen, helpt een SWOT-analyse bedrijven om strategische beslissingen te nemen, plannen te ontwikkelen en hun concurrentiepositie te verbeteren. 

De 4 onderdelen van de SWOT-analyse uitgelicht

De SWOT-analyse bestaat uit 4 onderdelen : Strenghts, Weaknesses, Opportunities en Threats. Elk van deze onderdelen biedt een ander perspectief op de interne en externe factoren die invloed hebben op een organisatie. We gaan dieper in op de 4 onderdelen: 

• Strengths (sterktes):
  Interne factoren die een organisatie een voordeel geven ten opzichte van de concurrentie. Dit kunnen unieke middelen, sterke merkwaarde, vaardigheden, technologieën of een efficiënt proces zijn.
  
• Weaknesses (zwaktes):
  Interne factoren die een organisatie op een achterstand kunnen zetten. Dit kan variëren van beperkte middelen, verouderde technologie, inefficiënte processen, tot een gebrek aan bepaalde vaardigheden of ervaring.
  
• Opportunities (kansen):
  Externe factoren die een organisatie kan benutten om groei en succes te bevorderen. Dit omvat markttrends, nieuwe technologieën, veranderende consumentenbehoeften, of andere gunstige externe omstandigheden.
  
• Threats (bedreigingen):
  Externe factoren die risico’s vormen voor de organisatie. Dit kan gaan om toenemende concurrentie, economische recessies, veranderende wet- en regelgeving, of andere externe uitdagingen die je bedrijfsvoering kunnen beïnvloeden.

Wat zijn de voordelen van een SWOT-analyse

Met behulp van een SWOT-analyse krijg je een helder en gestructureerd overzicht van de interne en externe factoren die van invloed zijn op je organisatie. Het helpt je niet alleen om je sterke punten en zwakke punten te identificeren, maar ook om kansen te benutten en bedreigingen te anticiperen. 

Hierdoor kun je strategische beslissingen beter onderbouwen, prioriteiten stellen en je strategie afstemmen op de huidige marktomstandigheden. Bovendien bevordert het de communicatie binnen je team door een gemeenschappelijk doel te creëren in de strategische uitdagingen en mogelijkheden. 

Hoe maak je een SWOT-analyse? 

Een SWOT-analyse maken is niet moeilijk. We raden vooral aan om de tijd ervoor te nemen en mensen in te schakelen die verschillende perspectieven kunnen bieden. Pak vervolgens een pen en papier en schrijf gezamenlijk de sterktes en zwaktes op.

Wanneer deze zijn opgeschreven, ga je aan de slag met het identificeren van kansen en bedreigingen die extern zijn. Dit kan door marktonderzoek te doen, trends te analyseren en informatie van branche-experts te verzamelen. Zorg ervoor dat je elk punt zorgvuldig overweegt en prioriteert op basis van impact en haalbaarheid.

Tips bij het maken van een onderscheidende SWOT-analyse

• Betrek medewerkers, partners of leveranciers uit verschillende afdelingen
• Gebruik actuele data van maximaal 5 jaar oud voor je marktonderzoek 
• Wees eerlijk en realistisch om een ware afspiegeling te krijgen
• Maak een dynamisch document van de analyse, zodat je altijd kunt aanpassen
• Prioriteer de belangrijkste factoren en schrijf concrete actiepunten op
• Controleer halfjaarlijks of de SWOT-analyse nog past bij het bedrijf 

Hulp nodig bij het opstellen van een SWOT-analyse? 

Onze bedrijfsspecialisten helpen je graag bij het opstellen van een grondige en effectieve SWOT-analyse. Als ervaringsdeskundige weten zij als geen ander wat de waarde van een gedetailleerde en goed onderbouwde analyse is voor het succes van je onderneming. We gaan dan ook graag met je aan de slag om de sterktes en zwaktes van je organisatie te identificeren en deze inzichten om te zetten in concrete strategische aanbevelingen.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Of wil je direct aan de slag? Neem dan contact op met onze specialisten.

Leiderschap is één van de meest waardevolle eigenschappen voor een succesvolle ondernemer. Niet alleen is een echte leider goed in het managen van mensen en processen, hij of zij is ook een bron van inspiratie voor collega’s. In het boek ‘De zeven eigenschappen van effectief leiderschap’ van Stephen R. Covey zijn 7 kenmerkende eigenschappen uitgewerkt die essentieel zijn voor succesvol leiderschap. In deze blog vertellen we je er alles over. 

Over het boek ‘de Zeven eigenschappen van effectief leiderschap’

Het boek ‘De zeven eigenschappen van effectief leiderschap’ van Stephen R. Covey is inmiddels een onmisbaar literatuurwerk geworden in management-, communicatie- en marketingstudies. In dit boek schrijft Covey, die ook wordt gezien als grootmeester van persoonlijke ontwikkeling, over de essentie van effectief leiderschap en het belang van het ontwikkelen van sterke gewoonten.

De gerenommeerde auteur presenteert hier zeven eigenschappen die een individu moet bezitten of ontwikkelen om een effectieve en inspirerende leider te worden:

1 – Wees proactief 

Met proactiviteit wordt bedoeld dat je de verantwoordelijkheid neemt voor je eigen leven en gedrag. Proactieve mensen laten zich niet leiden door externe omstandigheden of de omgeving; in plaats daarvan maken ze bewuste keuzes gebaseerd op hun waarden en doelen. Ze nemen initiatief, anticiperen op mogelijke problemen en bedenken oplossingen voordat deze zich voordoen. 

2 – Begin met het einde voor ogen

Voordat je begint met een project, taak of zelfs je dagelijkse activiteiten, is het belangrijk om een duidelijk beeld te hebben van wat je uiteindelijk wilt bereiken. Dit betekent dat je je doelen en visie definieert en deze als leidraad gebruikt voor al je acties en beslissingen. Door met het einde voor ogen te beginnen, kun je je inspanningen richten op wat echt belangrijk is, voorkom je tijdverspilling en kun je gerichter en effectiever werken. 

3 – De belangrijkste zaken komen als eerst

First things first, is een principe dat benadrukt dat je je tijd en energie moet richten op de taken die het meest waardevol zijn voor het bereiken van je doelen. Door prioriteit te geven aan wat echt belangrijk is, voorkom je dat je verstrikt raakt in details of taken die weinig impact hebben op je uiteindelijke resultaten.

4 – Denk altijd in win-win 

Je kunt niet altijd alles bereiken wat je wilt zonder rekening te houden met anderen. Denken in win-win betekent streven naar oplossingen waar alle betrokken partijen voordeel uit halen. Het vereist een mindset van samenwerking, waarbij je zoekt naar creatieve en duurzame oplossingen die recht doen aan de belangen van alle partijen.

5 – Eerst begrijpen, dan begrepen worden

Het vijfde punt van Covey beschrijft het belang van empathisch luisteren voordat je zelf begrepen wilt worden. Dit betekent dat je actief en met oprechte interesse luistert naar de perspectieven, gevoelens en standpunten van anderen. Door eerst te begrijpen wat anderen ervaren en willen communiceren, kun je beter reageren en constructief bijdragen aan de interactie.

6 – Creëer synergie

Synergie betekent het combineren van de krachten en capaciteiten van individuen om samen meer te bereiken dan wat ze afzonderlijk zouden kunnen bereiken. Het gaat om het benutten van verschillende perspectieven, vaardigheden en ideeën om gezamenlijk tot innovatieve oplossingen en resultaten te komen. Hoewel synergie een wat lastiger te begrijpen begrip is, is het essentieel voor het stimuleren van creativiteit en het overtreffen van individuele prestaties. 

7 –  Houd de zaag scherp

Met de zaag scherp houden wordt gedoeld op het belang van voortdurende zelfverbetering en persoonlijke vernieuwing. Dit principe benadrukt dat het essentieel is om regelmatig tijd en energie te investeren in het versterken van je fysieke gezondheid, emotionele welzijn, mentale scherpte en spirituele groei. Door continu te leren, te groeien en je vaardigheden aan te scherpen, kun je niet alleen persoonlijk succes behalen, maar ook duurzame waarde toevoegen aan je team en organisatie.

Meer weten over effectief leiderschap in het bedrijfsleven? 

Bij Bedrijfszaken weten we als geen ander wat de toegevoegde waarde is van sterk en inspirerend leiderschap. Een goede leider kan niet alleen de prestaties en productiviteit van een team verbeteren, maar ook de bedrijfscultuur positief beïnvloeden. En dus behoort het boek van Covey naar onze mening altijd in de boekenkast van iedere ondernemer.

Wil jij een bedrijf opstarten? Of wil je grotere stappen gaan maken met je start-up? Dan is het cruciaal om te investeren in je leiderschapsvaardigheden. Onze ervaren experts vertellen je er graag meer over en helpen je bij het ontwikkelen van de nodige vaardigheden en strategieën voor jouw onderneming.

Veel bedrijven zweren bij het belang van een goede huisstijl. En daar zijn wij het helemaal mee eens. Een uniforme huisstijl zorgt namelijk voor herkenbaarheid en consistentie. Mensen zullen jouw bedrijf, product of dienst op den duur herkennen en vertrouwen. Dit vertrouwen kan leiden tot klantloyaliteit, wat jouw bedrijf in positieve zin een boost kan geven. Het is dan ook absoluut de moeite waard om aandacht te besteden aan de huisstijl. 

In deze blog vertellen we je graag meer over het hebben van een sterke, doordachte huisstijl. We benoemen de voordelen en helpen je op weg bij het uitwerken van jouw onderscheidende huisstijl. 

Wat is een huisstijl nu eigenlijk? 

Een huisstijl is een bundeling van alle visuele en communicatieve elementen die de identiteit van een organisatie of merk vormen. Denk hierbij aan het logo, de kleuren, de typografie die gebruikt wordt en de grafische elementen die terugkomen op de website en in communicatie-uitingen. Maar ook de tone of voice speelt een belangrijke rol. 

Zie een huisstijl dan ook als een belangrijke factor om bekendheid te creëren en consistentie uit te stralen. Het zorgt ervoor dat klanten de organisatie gemakkelijk herkennen, direct weten in welke branche je actief bent en wat je visie en missie zijn. 

Waarom een sterke huisstijl de deur opent naar successen

Het niet hebben van een huisstijl kan zorgen verwarring. Niet alleen zul je bij iedere presentatie die je vormgeeft weer nieuwe kleuren gebruiken, mensen zullen onbewust ook minder vertrouwen hebben in je merk. Een sterke huisstijl waar bewust over is nagedacht heeft dan ook vele voordelen: 

• Je onderscheidt jouw bedrijf van andere in de branche: Door jezelf anders te positioneren dan concurrenten, en dus te kiezen voor een unieke huisstijl, zorg je voor een herkenbare identiteit die opvalt tussen de andere aanbieders.
   
• Je wekt vertrouwen op en creëert een band met je doelgroep: Een huisstijl kan ver gaan en er echt voor zorgen dat klanten zich emotioneel verbonden voelen met je merk. Door consistentie in visuele elementen en communicatie straal je professionaliteit uit, wat het vertrouwen vergroot.
  
• Je creëert herkenbaarheid onder klanten: Klanten herkennen je merk onmiddellijk wanneer je je voor een langere periode houdt aan een consistente huisstijl. Het geeft een gevoel van betrouwbaarheid en zorgt ervoor dat klanten vaker voor jou zullen kiezen. 

Een huisstijl uitwerken: Waar begin je? 

Voordat je begint met het uitwerken van een huisstijl is het vooral aan te raden om eerst op te schrijven waar jouw bedrijf nu eigenlijk voor staat. Hecht jij bijvoorbeeld veel waarde aan duurzaamheid? Dan kan de kleur groen een mooie rol spelen in jouw huisstijl. Door bewust met de huisstijl bezig te zijn creëer je een sterke basis die aansluit bij je bedrijfswaarden en missie.

Bedenk ook wie je doelgroep is en wat hen aanspreekt. Je concurrenten hebben niet voor niets een huisstijl die hen al aanspreekt. Kopieer niet, maar houdt wel rekening met wat wél en niet werkt. Wanneer je weet welke kant je op wilt gaan met jouw huisstijl raden we aan om alles te documenteren. Maak dan een moodboard om inspiratie te verzamelen en je ideeën visueel te maken.

Zet het moodboard om naar een stijldocument

Wanneer je een moodboard hebt gemaakt is het wellicht slim om deze door naasten te laten controleren. Schakel vrienden en familie in en vraag hen om mee te denken, zodat je echt een next-level huisstijl kunt uitwerken dat jouw bedrijf perfect weerspiegelt. 

Vervolgens is het zaak om te documenteren wat nu eigenlijk je logo, kleurenpalet en typografie wordt. Dit verwerk je in een complet stijldocument waar je altijd op kunt terugvallen. 

Verwerk je huisstijl in je communicatie-uitingen

Nu je weet welke kleuren en lettertypes jouw bedrijf kracht geven, kun je aan de slag gaan met het vertalen van deze elementen naar je communicatie-uitingen. Denk hierbij aan de website, flyers, posters, nieuwsbrieven, signings en social media posts. Zo is jouw bedrijf niet te missen en versterk je de herkenbaarheid bij je doelgroep.

Kunnen wij je helpen bij het bedenken van een huisstijl? 

Het ontwikkelen van een huisstijl is een leuk maar toch tijdrovend proces. Je zult dan ook tijd moeten steken in het bepalen van de kernwaarden van je bedrijf, het onderzoeken van je doelgroep en het analyseren van concurrenten. Kun je daar wel wat hulp bij gebruiken? Of wil je dat we meedenken over een logo of bedrijfsnaam? Onze ervaren specialisten denken graag met je mee en voorzien je van waardevolle adviezen om een huisstijl te ontwikkelen dat écht past bij jouw bedrijf en je helpt bij het verder professionaliseren van je merk.