Leiderschap

Projecten kunnen soms behoorlijk veel tijd vergen door de complexiteit van de verschillende facetten die betrokken zijn. Projecten beheersen vereist dan ook meer dan alleen een goed idee; het vraagt om een gestructureerde aanpak met een duidelijke planning. 

Zonder een helder plan voor de vijf kernaspecten van projectbeheer, tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie, wordt het projectbeheer een chaotische onderneming. Het succes van een project hangt grotendeels af van een effectieve beheersing van deze vijf belangrijke gebieden. In deze blog gaan we dieper in op de vijf processen die een cruciale rol spelen bij het beter kunnen beheersen van projecten, die je uitstekend kunt gebruiken in je ondernemingsplan.

Projecten beheersen: Begin met een goede planning

Een goede planning is het halve werk. Vaak zien we ondernemingen nog te weinig werken met een gedetailleerd en strategisch plan, waardoor er al snel chaos kan ontstaan wanneer zaken niet lopen zoals ze horen te lopen. Een goede en uitgebreide planning kan dan ook een essentiele rol spelen om overzicht te behouden en om altijd op de hoogte te zijn van de voortgang van een project. Leg dan ook vast hoelang bepaalde stappen mogen duren en welke middelen daarvoor nodig zijn. 

1 – Tijd managen

Tijd is geld is misschien wel de vaakst geroepen quote in het bedrijfsleven. Het klinkt cliché maar tijdsbeheersing is cruciaal voor het succes van elk project. Door effectief tijd te managen, zorg je ervoor dat alle projectactiviteiten volgens plan verlopen en deadlines worden gehaald. Hoe doe je dit gericht? Zorg voor een urenregistratiesysteem en laat medewerkers hun uren noteren. Bereken de productiviteit van de uren en gebruik deze cijfers om de voortgang in de gaten te houden. 

Daarnaast kun je ook een tijdsplan maken per project, door de volgende stappen uit te voeren: 

1. Stel een deadline op met de einddatum, maar ook met tussentijdse stappen
2. Selecteer de benodigde mensen, middelen en capaciteiten 
3. Detailleer de doorlooptijd van de activiteiten
4. Relateer alle uit te voeren activiteiten
5. Beoordeel de tijdsplanning vast en laat deze goedkeuren
6. Bekijk de resultaten, stuur waar nodig bij en betrek andere mensen erbij

2 – Geld managen

Je wilt natuurlijk het budget niet overschrijden. Het is dan ook essentieel om een gedetailleerde financiële planning te maken en het budget nauwlettend in de gaten te houden gedurende het project. De financiële bewaking is bedoeld om recht- en doelmatig om te gaan met de beschikbare middelen. Het is namelijk lastig om geld te beinvloeden wanneer dit al is uitgegeven. 

Ook een geldplan is eenvoudig samen te stellen, door de volgende stappen uit te voeren: 

1. Inventariseer het gewenste rendement
2. Maak een kosten/batenoverzicht
3. Stel een kostenbudgettering op ]
4. Wijs verschillende budgetten toe aan de verschillende projecten 
5. Laat de geldplanning controleren, en herstructureer waar nodig

3 – Informatie managen

Informatiebeheer is essentieel voor de effectieve uitvoering van elk project. Zonder een goed georganiseerd informatiemanagementsysteem kunnen belangrijke details verloren gaan, wat kan leiden tot misverstanden, vertragingen of zelfs fouten die het hele project in gevaar brengen. Voor een soepel verloop van het project moet je ervoor zorgen dat alle relevante informatie up-to-date en toegankelijk is voor alle teamleden en belanghebbenden.

Een informatieplan opstellen bestaat uit de volgende stappen: 

1. Maak een stappenplan met alle handelingen tijens een project
2. Benoem in iedere stap de benodigde informatie die voor iedereen te lezen is
3. Zorg ervoor dat de juiste informatie bij de juiste personen terechtkomt
4. Houd informatie actueel en zorg voor regelmatige updates
5. Bespreek de informatie met alle betrokken partijen binnen het projectteam

4 – Kwaliteit managen

Kwaliteitsbeheer zorgt ervoor dat het eindproduct of de dienst voldoet aan de kwaliteiten die je wilt nastreven. Het beheersen van kwaliteit betekent het vaststellen van kwaliteitsnormen, het regelmatig beoordelen van de werkprocessen en het uitvoeren van kwaliteitscontroles gedurende het hele project. De stappen die je moet zetten om een gericht kwaliteitsplan te schrijven: 

1. Omschrijf wat in jouw ogen kwaliteit is
2. Voer regelmatige controles en evaluaties uit en vraag klanten om hun mening
3. Analyseer waar fouten zitten en bedenk oplossingen
4. Verzamel feedback van belanghebbenden en gebruik dit om processen te verbeteren
5. Pas waar nodig het kwaliteitsplan aan

5 – Projectorganisatie managen

De manier waarop een project wordt georganiseerd en gestructureerd, heeft een grote invloed op het uiteindelijke succes ervan. Met projectorganisatie doelen we op het vaststellen van een duidelijke structuur, waarin verantwoordelijkheden, rollen, en bevoegdheden goed zijn gedefinieerd. Kort gezegd is een projectorganisatieplan bedoeld om de vraag te beantwoorden: “Wie doet wat?”

Je maakt een projectorganisatieplan door de volgende stappen door te nemen: 

1. Stel een projectteam samen met de juiste mix van vaardigheden
2. Definieer duidelijke rollen en verantwoordelijkheden voor ieder teamlid 
3. Controleer tijdig of de verantwoordlijkheden worden opgepakt
4. Werk met een projectmanagementsysteem om ieders taken bij te houden
5. Bespreek regelmatig of de taken nog passen bij de teamleden

Meer weten over het beheersen van projecten? 

Het beheersen van projecten helpt je om deze succesvol te plannen, uit te voeren en af te ronden binnen de gestelde tijd, budget en kwaliteitsnormen. Het zorgt ervoor dat je middelen effectief worden ingezet, risico’s worden beheerd en de voortgang wordt gemonitord, zodat je tijdig kunt bijsturen indien nodig.

Onze bedrijfsspecialisten helpen je graag bij het definieren van de juiste projectstructuur en het opstellen van een gedetailleerd projectplan. Neem dan ook contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Leiderschap is één van de meest waardevolle eigenschappen voor een succesvolle ondernemer. Niet alleen is een echte leider goed in het managen van mensen en processen, hij of zij is ook een bron van inspiratie voor collega’s. In het boek ‘De zeven eigenschappen van effectief leiderschap’ van Stephen R. Covey zijn 7 kenmerkende eigenschappen uitgewerkt die essentieel zijn voor succesvol leiderschap. In deze blog vertellen we je er alles over. 

Over het boek ‘de Zeven eigenschappen van effectief leiderschap’

Het boek ‘De zeven eigenschappen van effectief leiderschap’ van Stephen R. Covey is inmiddels een onmisbaar literatuurwerk geworden in management-, communicatie- en marketingstudies. In dit boek schrijft Covey, die ook wordt gezien als grootmeester van persoonlijke ontwikkeling, over de essentie van effectief leiderschap en het belang van het ontwikkelen van sterke gewoonten.

De gerenommeerde auteur presenteert hier zeven eigenschappen die een individu moet bezitten of ontwikkelen om een effectieve en inspirerende leider te worden:

1 – Wees proactief 

Met proactiviteit wordt bedoeld dat je de verantwoordelijkheid neemt voor je eigen leven en gedrag. Proactieve mensen laten zich niet leiden door externe omstandigheden of de omgeving; in plaats daarvan maken ze bewuste keuzes gebaseerd op hun waarden en doelen. Ze nemen initiatief, anticiperen op mogelijke problemen en bedenken oplossingen voordat deze zich voordoen. 

2 – Begin met het einde voor ogen

Voordat je begint met een project, taak of zelfs je dagelijkse activiteiten, is het belangrijk om een duidelijk beeld te hebben van wat je uiteindelijk wilt bereiken. Dit betekent dat je je doelen en visie definieert en deze als leidraad gebruikt voor al je acties en beslissingen. Door met het einde voor ogen te beginnen, kun je je inspanningen richten op wat echt belangrijk is, voorkom je tijdverspilling en kun je gerichter en effectiever werken. 

3 – De belangrijkste zaken komen als eerst

First things first, is een principe dat benadrukt dat je je tijd en energie moet richten op de taken die het meest waardevol zijn voor het bereiken van je doelen. Door prioriteit te geven aan wat echt belangrijk is, voorkom je dat je verstrikt raakt in details of taken die weinig impact hebben op je uiteindelijke resultaten.

4 – Denk altijd in win-win 

Je kunt niet altijd alles bereiken wat je wilt zonder rekening te houden met anderen. Denken in win-win betekent streven naar oplossingen waar alle betrokken partijen voordeel uit halen. Het vereist een mindset van samenwerking, waarbij je zoekt naar creatieve en duurzame oplossingen die recht doen aan de belangen van alle partijen.

5 – Eerst begrijpen, dan begrepen worden

Het vijfde punt van Covey beschrijft het belang van empathisch luisteren voordat je zelf begrepen wilt worden. Dit betekent dat je actief en met oprechte interesse luistert naar de perspectieven, gevoelens en standpunten van anderen. Door eerst te begrijpen wat anderen ervaren en willen communiceren, kun je beter reageren en constructief bijdragen aan de interactie.

6 – Creëer synergie

Synergie betekent het combineren van de krachten en capaciteiten van individuen om samen meer te bereiken dan wat ze afzonderlijk zouden kunnen bereiken. Het gaat om het benutten van verschillende perspectieven, vaardigheden en ideeën om gezamenlijk tot innovatieve oplossingen en resultaten te komen. Hoewel synergie een wat lastiger te begrijpen begrip is, is het essentieel voor het stimuleren van creativiteit en het overtreffen van individuele prestaties. 

7 –  Houd de zaag scherp

Met de zaag scherp houden wordt gedoeld op het belang van voortdurende zelfverbetering en persoonlijke vernieuwing. Dit principe benadrukt dat het essentieel is om regelmatig tijd en energie te investeren in het versterken van je fysieke gezondheid, emotionele welzijn, mentale scherpte en spirituele groei. Door continu te leren, te groeien en je vaardigheden aan te scherpen, kun je niet alleen persoonlijk succes behalen, maar ook duurzame waarde toevoegen aan je team en organisatie.

Meer weten over effectief leiderschap in het bedrijfsleven? 

Bij Bedrijfszaken weten we als geen ander wat de toegevoegde waarde is van sterk en inspirerend leiderschap. Een goede leider kan niet alleen de prestaties en productiviteit van een team verbeteren, maar ook de bedrijfscultuur positief beïnvloeden. En dus behoort het boek van Covey naar onze mening altijd in de boekenkast van iedere ondernemer.

Wil jij een bedrijf opstarten? Of wil je grotere stappen gaan maken met je start-up? Dan is het cruciaal om te investeren in je leiderschapsvaardigheden. Onze ervaren experts vertellen je er graag meer over en helpen je bij het ontwikkelen van de nodige vaardigheden en strategieën voor jouw onderneming.